Кассовая книга: образец заполнения (новые правила). Бланк кассовой книги

Содержание
  1. Кассовая книга 2019 года: пример правильного заполнения
  2. Что такое кассовая книга
  3. Порядок ведения на 2019 год
  4. Нюансы заполнения документа
  5. Особенности заполнения в электронном виде
  6. Хранение кассовой книги
  7. Оформление кассовой книги: сшивание и примеры заполнения
  8. Порядок ведения и оформления кассовой книги
  9. Титульный лист кассовой книги
  10. Вкладной лист кассовой книги
  11. Образец заполнения кассовой книги
  12. Как сшивать кассовую книгу
  13. Ведение электронной кассовой книги
  14. Нужна ли кассовая книга для ИП?
  15. Руководство и примеры заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде
  16. Установленные формы кассовой книги
  17. Правила заполнения документа вручную и его образец в excel
  18. Правила заполнения кассовой книги в электронной форме
  19. Пошаговая инструкция по заполнению документа
  20. Документы прихода и расхода денег из кассы предприятия
  21. Что такое ПКО и где можно бесплатно скачать его образец
  22. Что такое РКО и как его оформить
  23. Особенности ведения кассовой книги для ИП
  24. Срок хранения документа
  25. Важные нюансы проведения кассовых операций
  26. Итоги
  27. Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры
  28. Понятие документа
  29. Для чего нужна кассовая книга?
  30. Кто занимается ведением?
  31. Правила заполнения
  32. Особенности для электронных книг
  33. Инструкция по заполнению
  34. Правила исправления сведений
  35. Правила сшивания
  36. Особенности ведения
  37. Можно ли не распечатывать электронный документ?
  38. Заключение
  39. Как правильно заполнить кассовую книгу
  40. Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году
  41. Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
  42. Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
  43. Административная ответственность

Кассовая книга 2019 года: пример правильного заполнения

Кассовая книга: образец заполнения (новые правила). Бланк кассовой книги

Как известно, деньги любят счёт. И на практике это правило действительно работает. В целях большинства фирм и организаций главенствующую роль занимает получение прибыли.

Но и без расходов абсолютно любая деятельность невозможна. Чтобы соблюсти баланс между успешным бизнесом и исполнением закона применяется понятие кассовая дисциплина.

Одной из её составляющих является обязательное ведение всеми фирмами и предприятиями кассовой книги.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств.

Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования.

Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.

Порядок ведения на 2019 год

В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств.

При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств.

Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Нюансы заполнения документа

Способ ведения документа вручную очень неудобен

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

  • на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
  • обязательно нумерование каждой страницы книги;
  • бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Особенности заполнения в электронном виде

Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами.

В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга — один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

  • MariYaI
  • Распечатать

Источник: https://ip-spravka.ru/kassovaya-kniga-zapolnenie.html

Оформление кассовой книги: сшивание и примеры заполнения

Кассовая книга: образец заполнения (новые правила). Бланк кассовой книги

Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.

Порядок ведения и оформления кассовой книги

На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге.

По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью.

Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.

Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату.

Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день.

При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.

Основы кассовой дисциплины для ООО и ИП — оформление приходного кассового ордера.

Читайте статью о том, как подключить платежную систему к своему интернет-магазину.

Как сшивать документы для налоговой — примеры, правила и требования: https://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/kak-pravilno-sshivat-dokumentyi.html

Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.

При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.

Вкладной лист кассовой книги

Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.

Образец заполнения кассовой книги

Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.

  • В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
  • В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
  • В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
  • В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
  • В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
  • В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
  • В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
  • В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.

Как сшивать кассовую книгу

Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.

Ведение электронной кассовой книги

Подготовить и скачать кассовую книгу можно в онлайн-бухгалтерии. Всё, что Вам требуется, — зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии «Моё дело», чтобы работать быстро, чётко и грамотно!

Возможно оформление кассовой книги в электронном виде.

С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц. При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги.

При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.

Нужна ли кассовая книга для ИП?

До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.

Однако в применяемом с 2012 года Порядке указано об обязательном ведении кассовой книги предпринимателями. ИП, осуществляющие наличные операции, обязаны вести кассовую книгу независимо от используемой системы налогообложения. За некорректное ведение кассовой книги и нарушения кассовой дисциплины, выявленные при налоговой проверке, на предпринимателя может быть наложен штраф.

Источник: https://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/kassovaya-kniga.html

Руководство и примеры заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде

Кассовая книга: образец заполнения (новые правила). Бланк кассовой книги

Ведение кассовой книги обязательно для любых предприятий (ООО, ИП, АО и пр.) если они работают с наличными деньгами. Операции по принятию и выдаче наличных подлежат обязательной фиксации в кассовой книге. В данной статье освещаются правила ведения кассовых книг для организаций, не имеющих кассового аппарата, и отражающих в них движение собственных средств.

Кассовой книгой называют документ, в котором отражается движение наличных денежных средств. Осуществлять эти операции и фиксировать их имеет право исключительно кассир.

Все приходные операции оформляются специальным документом – ПКО – приходным кассовым ордером, где фиксируется источник поступления денежных средств (от кого) и основание (счет, акт и прочее) их приходования. Расходные же операции фиксируются в РКО – расходных кассовых ордерах, с указанием получателя и основания выдачи денег из кассы.

  • Приходные операции – внесение денег в кассу:
  1.  снятие наличных со счета (чековые книжки, корпоративные карты);
  2.  возврат подотчета.

Что входит в кассовые документы?

  • Расходные операции – выдача денег:
  1.  выплата заработной платы, подотчета;
  2.  выплата дивидендов.

Необходимость ведения кассовой книги обусловлена, прежде всего, требованием финансовой дисциплины – порядок в приходно-расходных операциях с наличностью – залог финансового здоровья организации. Кроме того, кассовая книга является отчетным документом – сдача его в налоговую, при необходимости поможет отследить чистоту денежных операций организации.

Установленные формы кассовой книги

Ранее существовало обязательное требование ведение кассовой книги исключительно в бумажном виде. Сегодня же законодательством разрешено вести кассу в электронном виде, но многие организации, по-прежнему, придерживаются бумажных форм.

Для любой формы кассовых книг существуют общие правила:

  •  Кассовая книга заводится на год — с  01 января по 31 декабря, в случае, если кассовой книги не хватает, то делается дополнительная, с указанием периода ведения операций;
  •  На титульном листе указывает наименование предприятия, его ОКПО (ФИО для ИП);
  •  Записываются все операции в календарном порядке;
  •  Каждый кассовый день фиксируется на отдельной странице;
  •  Ведение кассовой книги осуществляет кассир или главный бухгалтер, но в любом случае, это лицо определяется приказом по предприятию;
  •  Сначала фиксируются приходные операции, затем расходные;
  •  Указываются суммы на начало дня, на конец дня и итого за день;
  •  Обязательное совпадение данных кассовой книги с ордерами и фактическим количеством денег в кассе;
  •  Все пустующие сроки прочеркиваются «Z».

Правила заполнения документа вручную и его образец в excel

Можно приобрести кассовую книгу готовую, отпечатанную в типографии, она имеет до 300 листов, а возможно подготавливать листы на компьютере, заполнять и потом распечатывать.

  • Нумерация страниц. Для кассовой книги, которая изготавливается кассиром самостоятельно на компьютере, нумерация должна быть сквозной – фиксируется каждый лист.
  • Исправления в кассовой книге.Поскольку заполнение кассовой книги, в данном случае, ведется от руки, то все исправления оформляются следующим образом:
  1.  при обнаружении ошибки в записях, которая не влияет на итоговую сумму за день, неверные данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой, а верные прописываются сверху. Все поправки в кассовой книге визируются подписью ответственного лица.
  2.  если ошибка стала причиной неверных итоговых остатков, то такая страница аннулируется полностью и переписывается заново.При аннулировании страницы кассир составляет рапорт об этом, на основании которого комиссия вносит изменения в книгу и выдается справка об этом факте.

Кроме того, при ведении бумажной кассовой книги ее необходимо прошить и скрепить печатью, с указание общего количества листов. Данные меры предназначены исключить возможность изъятия страниц.

Скачать образец кассовой книги бесплатно для заполнения вручную можно тут.

Правила заполнения кассовой книги в электронной форме

При автоматизированном способе ведения кассы в специальном программном обеспечении ежедневно создается 2 бланка – вкладной лист и отчет, со всеми необходимыми данными. Отчет, по окончанию кассового дня, кассир распечатывает и передает в бухгалтерию вместе с ордерами. Весь остальной механизм заполнения остается тем же, что и для бумажной формы.

Пошаговая инструкция по заполнению документа

Рассмотрим ситуацию, когда необходимо принять и выдать денежные средства через кассу организации:

Шаг 1. Оформление

Допустим, что кассовая книга уже заведена, титульный лист оформлен, необходимо заполнить данные по новому кассовому дню:

  •  указывает дата в формате число, месяц и год (число указывается двумя цифрами, а месяц прописью – 01 декабря 2016)
  •  указывается порядковый номер листа книги (лист 2)

Как заполнить кассовую книгу?

Шаг 2. Перенос остатков с прошлого дня

  •  происходит, по сути, принятие кассы – пересчет наличности в кассе и запись в поле «Остаток на начало дня»

Важно, что бы данные по итогам предыдущего и нового кассового дня совпадали, в противном случае имеет место недостача

Шаг 3. Отражение операций

  • Иванов И.И. возвращает в кассу неиспользованные подотчетные средства в размере 200,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства принимаются на основании приходного ордера.
  • Петрову П.П. выдана заработная плата в размере 5 000,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства выдаются на основании расходного ордера.

Шаг 4. Сведение итогов

По итогам кассового дня подсчитывается количество операций и указываются следующие данные:

  •  сколько денег поступило (200,00 рублей);
  •  сколько выдано (5000,00 рублей);
  •  Остаток на конец дня (5200,00 рублей)

Шаг. 5 Закрытие дня и передача отчета

Документы прихода и расхода денег из кассы предприятия

Выше давалась информация о необходимости составления ПКО и РКО на все операции по движению средств.

Что такое ПКО и где можно бесплатно скачать его образец

Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ, фиксирующий поступление денежных средств в кассу предприятия. Как и все бухгалтерские документы ПКО подлежат нумерации и имеют свои правила заполнения:

  • Оформление.  Ордер состоит из 2 частей – первая часть остается в организации, вторая — отрывная, выдается вносителю, как подтверждение приема денег. В ПКО отражаются данные об организации, ОКПО, номер и дата приема денег.
  • Заполнение. В соответствующих графах указывается лицо, вносящее денежные средства, а также основание для их внесения.
  • Сумма. Прописывается сумма вносимых денег, как цифрами, так и прописью, до копеек.
  • Визирование. После заполнения, проверки данных и пересчета суммы, внизу ставится подпись уполномоченного лица, подтверждающего факт принятия денег.

Отрывная часть ПКО дублирует основные данные, но на экземпляре вносителя обязательно должна стоять печать организации.

Форму ПКО в excel можно скачать здесь.

Что такое РКО и как его оформить

Расходным кассовым ордером называют документ, подтверждающий выдачу денежных средств из кассы предприятия

Правила оформления расходного кассового ордера:

  • Оформление. Заполнение соответствующих граф с указанием организации, ОКПО
  • Запись расхода. Указание кому и на каком основании выданы денежные средства.
  • Сумма. Собственноручно получателем прописывается сумма выданных денег, до копеек.
  • Визирование. Указание документа, удостоверяющего личность получателя.

После заполнения, проверки данных и выдачи суммы ставится получателя и уполномоченного лица.

Форму РКО можно скачать тут.

Особенности ведения кассовой книги для ИП

Как и любая другая организация, индивидуальный предприниматель обязан соблюдать кассовую дисциплину, однако Указания ЦБ РФ № 3210-У дало некоторые послабления для ИП:

  •  нет необходимости устанавливать лимит кассы;
  •  нет обязательства по оформлению ПКО и РКО.

Ведение кассовой книги.

Срок хранения документа

Так как кассовая книга является документом финансовой отчетности, то по запросу ИФНС она должна быть предоставлена.

Максимальным сроком давности запроса могут быть кассовые книги сроком не более 5 лет, но такой длительный промежуток времени, как правило, не подлежит проверке. В большинстве запросов ИФНС самостоятельно указывает интересующий период, не превышающий трехлетнюю давность.

Важные нюансы проведения кассовых операций

  •  Необходимость соблюдения лимита кассы. Все организации, за исключением ИП, держащие наличные деньги в кассе, приказом от первого рабочего дня года обязаны установить лимит остатка денежных средств в кассе, превышать который они не имеют право.
  •  Выдача денег в подотчет. Все выдачи денег должны быть обоснованы, поэтому, если происходит выдача средств из кассы, помимо выплат на заработную плату, отпускных и прочее, получатели обязаны быть оформлены соответствующим приказом, как подотчетные лица и получать деньги только на основании заявления, с указанием цели и срока отчетности (авансовый отчет).

Итоги

Сегодня налоговые органы настороженно относятся к факту оборота наличных денег в кассах предприятий, так как все чаще выявляются случаи «вывода» средств со счетов ООО именно через кассу.

Именно поэтому необходимо правильно и своевременно вести все кассовые документы, внимательно следить за приходом и расходом денег, так как малейшие нарушения кассовой дисциплины могут обернуться штрафами от ИНФС.

Подробнее о ведении кассовой книги на предприятии вы узнаете в этом видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 450-27-46 (Москва)

+7 (812) 317-55-21 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://PravoZa.ru/kommercheskoe-pravo/ooo/kassovaya-kniga-v-bumazhnom-i-elektronnom-vide.html

Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры

Кассовая книга: образец заполнения (новые правила). Бланк кассовой книги

  • 31 Августа, 2019
  • Бухгалтерия
  • Марина Лобачева

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями.

С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы.

Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс.

Понятие документа

Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП. В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.

Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций.

Для чего нужна кассовая книга?

На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании. Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.

Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

Кто занимается ведением?

Заполнение кассовой книги может осуществляться от руки или с помощью компьютера. Занимается данным процессом кассир или бухгалтер, назначаемый ответственным за ведение книги с помощью специального приказа. Он представлен материально ответственным лицом. В его обязанности входят следующие действия:

  • грамотное заполнение кассовой книги;
  • выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
  • принятие и выдача разной подотчетной документации;
  • заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
  • контроль над разными кассовыми операциями.

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия. Если бизнесмен является индивидуальным предпринимателем, то он самостоятельно занимается заполнением этого документа.

Правила заполнения

Каждый человек, назначенный ответственным лицом за заполнение данной документации, должен разбираться в том, как вести правильно кассовую книгу. Для этого учитываются следующие правила и требования:

  • вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
  • допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
  • используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
  • не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
  • начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
  • важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;
  • все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
  • на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
  • если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

  • как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
  • распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
  • если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
  • записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
  • обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
  • любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Инструкция по заполнению

Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги. На самом деле процедура считается оперативной и простой. Для этого нужно только следовать правильной инструкции:

  • начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
  • указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
  • если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
  • на титульном листе указывается период, за который ведется документация;
  • далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
  • каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
  • сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
  • дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
  • в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
  • в конце приводится остаток на начало и конец дня;
  • если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
  • в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

  • неверные данные просто зачеркиваются;
  • сверху пишутся верные сведения;
  • правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
  • если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
  • после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании.

Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

Правила сшивания

Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются. Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.

К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Особенности ведения

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов.

Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом. Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления.

Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.

Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.

Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

Можно ли не распечатывать электронный документ?

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.

Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств. Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.

Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63. Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.

Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования. Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой.

Заключение

Кассовая книга ведется любой организацией, но ИП могут не заполнять эту документацию, хотя она обеспечивает легкость и оперативность учета. Документация может вестись в электронном или бумажном виде. Она содержит данные обо всех финансовых операциях, совершаемых в течение каждого рабочего дня.

При наличии ЭЦП и специальной техники можно вести документ исключительно в электронном виде, поэтому не возникает необходимости распечатывать его на принтере.

Источник: https://fin-az.ru/469060a-zapolnenie-kassovoy-knigi-pravila-oformleniya-instruktsiya-vozmojnyie-oshibki-i-primeryi

Как правильно заполнить кассовую книгу

Кассовая книга: образец заполнения (новые правила). Бланк кассовой книги

Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2020 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году

На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу.

Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном.

И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.

Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

  1. В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
  3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах.

В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах.

Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить.

На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде.

В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов.

Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания.

Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

  • одна остается в книге;
  • вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги.

Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент.

Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня.

Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  • в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  • в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
О бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: