Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности

Содержание
  1. Лекция № 5. Требования к оформлению основных видов организационно- распорядительных документов (орд) План:
  2. 1. Основные группы организационно-распорядительных документов
  3. 2. Характеристика и состав организационных документов управления
  4. Организационно распорядительные документы. Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности Оформление и регистрация организационно распорядительных документов
  5. Составление и оформление основных видов документов
  6. Организационные документы
  7. Состав распорядительной документации
  8. Организационные документы: требования к оформлению распорядительной или учредительной документации, что к ней относится и ее формы
  9. Что такое документ?
  10. Неоднозначное понятие термина
  11. Классификация документов по назначению
  12. Классификация документов по способу фиксации информации
  13. Классификация степени гласности
  14. Классификация по срокам исполнения и обязательности
  15. Классификация по степени унификации
  16. История документации
  17. Функции
  18. Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление
  19. Виды
  20. Составление
  21. Правила оформления
  22. По пожарной безопасности
  23. Для защиты персональных данных

Лекция № 5. Требования к оформлению основных видов организационно- распорядительных документов (орд) План:

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности

  1. Основные группы организационно-распорядительных документов.

  2. Характеристика и состав организационных документов.

    1. Учредительный договор;

    2. Устав предприятия;

    3. Положение об организации;

    4. Структура и штатная численность;

    5. Штатное расписание;

    6. Положение о структурном подразделении организации;

    7. Правила трудового внутреннего распорядка;

    8. Должностные инструкции;

    9. Инструкции.

  3. Характеристика и состав распорядительных документов.

    1. Постановления;

    2. Приказы по основной деятельности предприятия;

    3. Указания;

    4. Распоряжения;

    5. Решения.

  4. Характеристика и состав справочно-информационных документов:

    1. Письма;

    2. Докладные записки;

    3. Телеграммы, телефонограммы;

    4. Справки;

    5. Акты.

1. Основные группы организационно-распорядительных документов

Согласно Общероссийскому классификаторууправленческой документации (ОКУД)организационно-распорядительныедокументы систематизированы по следующимфункциям:

  • создание организации, предприятия;
  • реорганизация организации, предприятия;
  • ликвидация организации, предприятия;
  • приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
  • распорядительная деятельность организации, предприятия;
  • организационно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРДклассифицируют на три группы:

  • организационная документация– уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания;
  • распорядительная документация– приказы, распоряжения, постановления, решения, указания;
  • информационно-справочная документация– письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки, и т.д.

2. Характеристика и состав организационных документов управления

Организационные документы (иногда ихназывают организационно-правовымидокументами) необходимы для того, чтобысоздавать организацию, установить ееструктуру, определить штатную численностьи состав работников по должностям,определить функции структурныхподразделений, совещательных, коллегиальныхорганов, установить режим работы, осуществить организацию труда ираспределение обязанностей междуработниками, определить порядокреорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

  • учредительный договор;
  • устав организации;
  • положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
  • регламент работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
  • штатное расписание;
  • инструкции по определенным направлениям деятельности;
  • должностные инструкции работников;
  • памятки.

Любой организационный документ содержитположения, которые обязательны дляисполнения. Фактически организационныедокументы реализуют нормы административногоправа и являются правовой основойдеятельности организации.

Организационный документ оформляетсяна общем бланке с указанием конкретноговида.

Заголовок к тексту в организационныхдокументах должен согласовываться снаименованием вида документа:

  • устав (чей?) Тюменского государственного колледжа связи, информатики и управления;
  • инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;
  • положение (о чем?) о Совете директоров;
  • правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
  • должностная инструкция (кого?) бухгалтера;
  • штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;
  • структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ___ год.

Датой подписания организационныхдокументов является дата, проставляемаяна бланке. Подписывает организационныйдокумент, как правило, руководительорганизации. Особенностью организационныхдокументов является, то, что они вступаютв юридическую силу после их утверждения.

Организационные документы могутутверждаться руководителем организацииили структурного подразделения путемпроставления грифа утверждения на самомдокументе или распорядительнымдокументом. Утверждение организационныхдокументов другим документом можетпроводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы действуютдо их отмены или замены новыми. Особенностьюорганизационных документов являетсято, в них можно вносить изменения идополнения в том случае, когда нетнеобходимости перерабатывать весьдокумент.

В случае реорганизации организацииразрабатываются новые организационныедокументы, которые проходят установленныйпорядок согласования и утверждения.

К основным организационным документам относятсяучредительные документы – учредительный договор, устав или положение.

Учредительныйдоговор – правовой акт, которым стороны(учредители) обязуются создать юридическоелицо и определяют порядок совместнойдеятельности по его созданию, деятельности,реорганизации и ликвидации.

Статья 52 частипервой Гражданского кодекса РФопределяет, что юридическое лицодействует на основании устава, либоучредительного договора и устава, либотолько учредительного договора.

Учредительныйдоговор юридического лица заключаетсяего учредителями (участниками). Вучредительных документах юридическоголица должны содержаться наименованиеюридического лица, место его нахождения,порядок управления деятельностьююридического лица, а также другиесведения, предусмотренные законом дляюридических лиц соответствующего вида.

В учредительных документах некоммерческихорганизаций и унитарных предприятий,а в предусмотренных законом случаях идругих коммерческих организаций должныбыть определены предмет и цели деятельностиюридического лица.

Предмет и определенныецели деятельности коммерческойорганизации могут быть предусмотреныучредительными документами и в случаях,когда по закону это не являетсяобязательным.

В учредительном договоре учредителиопределяют условия передачи юридическомулицу своего имущества и участия в егодеятельности. Договором закрепляютсятакже условия и порядок распределениямежду участниками прибыли и убытков,управления деятельностью юридическоголица, выхода учредителей (участников)из его состава.

Измененияучредительных документов приобретаютсилу для третьих лиц с момента ихгосударственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с моментауведомления органа, осуществляющегогосударственную регистрацию. Однакоюридические лица и их учредители(участники) не вправе ссылаться наотсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действующими с учетом этих изменений.

ЗаконРФ «Об обществах с ограниченнойответственностью» от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ (далее – Закон об обществах сограниченной ответственностью)устанавливает, что учредители обществазаключают учредительный договор иутверждают устав общества. Учредительныйдоговор и устав общества являются учредительными документами общества.

Еслиобщество учреждается одним лицом, учредительными документами обществаявляется устав, учрежденный этим лицом.В случае увеличения числа общества додвух и более между ними должен бытьзаключен учредительный договор.

Учредителиобщества избирают (назначают) исполнительныеорганы общества, а также в случаевнесения в уставной капитал обществане денежных вкладов утверждают ихденежную оценку.

Вучредительном договоре учредителиобщества обязуются создать общество иопределяют порядок совместной деятельностипо его созданию.

Учредительным договоромопределяются также состав учредителей(участников) общества, размер и составвкладов, порядок и сроки их внесения вуставной капитал общества при егоучреждении, ответственность учредителей(участников) общества за нарушениеобязанности по внесению вкладов, условияи порядок распределения между учредителями(участниками) общества прибыли, составорганов общества и порядок выходаучастников общества из общества.

Федеральныйзакон «Об акционерных обществах» от 26декабря 1995 г.

№ 208-ФЗ (далее – Закон обакционерных обществах) устанавливает,что учредители общества заключают междусобой письменный договор по учреждениюобщества, размер уставного капиталаобщества, категории и типы акций, поддерживающих размещение средиучредителей, размер и порядок их оплаты,права и обязанности учредителей посозданию общества. Договор о созданииобщества не является учредительнымдокументом общества.

Учредительныйдоговор по способу совершения являетсяконсенсуальным документом, посколькувступает в силу после достижениясоглашения между сторонами; по своемуназначению в управленческой деятельностион является организационным документом.

Порядокзаключения, составления и оформления,вступление в силу, прекращения действияи другие юридические аспекты учредительногодоговора регламентируются законодательствомРоссийской Федерации.

Учредительныйдоговор может состоять из следующихразделов:

  1. Вводная часть.

  2. Цель заключения договора.

  3. Наименование и правовая форма организации.

  4. Предмет деятельности.

  5. Местонахождение организации.

  6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

  7. Порядок образования имущества.

  8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданию юридического лица.

  9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

  10. Порядок управления делами юридического лица.

  11. Права и обязанности участников (учредителей).

  12. Ответственность за нарушение договора.

  13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

  14. Порядок рассмотрения споров.

  15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Учредительнымдоговором утверждается, если он необходим,устав, который дополняет договор, изакрепляют организационно-правовойстатус организации.

Учредительныйдоговор вступает в юридическую силу смомента его подписания, если в самомдоговоре не оговорен другой срок.

Еслив качестве учредителя выступаетюридическое лицо, то договор от егоимени подписывает руководитель учрежденияили лицо, наделенное полномочиями,подтвержденными доверенностью.

Организациясчитается учрежденной и приобретаетправо юридического лица со днягосударственной регистрации. Всоответствующие государственные органыпредставляют: учредительный договор иустав или только учредительный договор.

Учредительныйдоговор оформляется на стандартныхлистах бумаги формата А4 по следующейформе:

Регистрационнаяпалата

при ПравительствеТюменской области

Источник: https://studfile.net/preview/5333045/page:6/

Организационно распорядительные документы. Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности Оформление и регистрация организационно распорядительных документов

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности

Основные(административные) функции управленияобслуживает система организационно-распорядительнойдокументации (ОРД).Система ОРД включаетв себя:

Организационные документы (уставы,положения, инструкции, правила и т.д.).

Распорядительные документы (приказы,распоряжения, указания, решения и т.д.).

Справочно-информационные документы(письма, акты, протоколы, докладные иобъяснительные записки, справки, сводки,заявления, планы, отчеты и т.д.).

Составление и оформление основных видов документов

Какотмечалось ранее, в любой фирме должносуществовать три вида бланковорганизационно-распорядительныхдокументов:

Бланкдля оформления любых видов ОРД, кромеписьма (“единый” бланк);

Бланкписьма;

Бланкиконкретных видов документов.

Организационные документы

Организационныедокументы представляют комплексвзаимоувязанных документов, регламентирующихструктуру, задачи и функции предприятия,организацию его работы, права, обязанностии ответственность руководителей испециалистов предприятия .

Наиболеераспространенные виды организационныхдокументов -это уставы, положения, в томчисле о структурных подразделениях,инструкции, правила, договора, контрактыи т.д..

Устав- свод правил, регулирующих деятельностьорганизаций, учреждений, обществ играждан, их взаимоотношения с другимиорганизациями и гражданами, права иобязанности в определенной сферегосударственного управления, хозяйственнойили иной деятельности .

Общиетребования к порядку его составления,оформления и содержания даны в частипервой Гражданского кодекса РоссийскойФедерации .

Структуратекста устава меняется в зависимостиот его разновидности. Устав организациивключает:

Общиеположения,

Целии задачи,

Деятельность,

Имущество,

Управление,

Реорганизация и ликвидация.

Уставакционерного общества содержит разделы:

Общиеположения,

Акционерный капитал,

Порядокдеятельности,

Управление,

Учёти отчетность,

Распределение прибыли, прочие накопления,

Прекращение деятельности.

Уставыпредприятий, учреждений, организацийутверждаются вышестоящими органами(министерствами, администрацией субъектовфедерации), устав юридического лицаутверждается его учредителями(участниками) и подлежит государственнойрегистрации в установленном порядке.Устав относится к обязательнымучредительным документам при созданиинегосударственных коммерческихорганизаций .

Положение- правовой акт, определяющий порядокобразования, правовое положение, права,обязанности, организацию работыучреждения, структурного подразделения(службы). Положение об организациивключает разделы :

Общиеположения;

Основныезадачи;

Функции;

Праваи обязанности;

Руководство;

Взаимоотношения и связи;

Контроль,проверка и ревизия деятельности;

Реорганизация и ликвидация.

Структуратекста положения о структурномподразделении (службе) строго неопределена. На основе практическогоопыта выработана следующая структураположения о подразделениях:

Общиеположения;

Основныезадачи;

Функции;

Праваи обязанности;

Ответственность;

Взаимоотношения.

Отдельнуюгруппу положений составляют положения,регулирующие совокупность организационных,трудовых и других отношений по конкретномувопросу. Например: Положение одокументационном обеспечении управления.

Инструкция- правовой акт, содержащий правила,регулирующие организационные,научно-технические, технологические,финансовые или иные специальные стороныдеятельности учреждений, организаций,предприятий, их подразделений, служб,должностных лиц.

Инструктивный характерносят такие виды документов, как правила,регламенты и др. . Первым разделоминструкции является раздел “Общиеположения”, в котором указываются целииздания, области распространения,порядок пользования и другие сведенияобщего характера.

Текст инструкциидолжен содержать четкие формулировкис распорядительными словами типа“должен”, “следует”, “необходимо”,“имеет право”, “не допускается”,“рекомендуется”, “запрещается” ит.д.

Текст инструкции излагается оттретьего лица (“исполнитель долженпредставлять документы на подписьвместе с материалами, на основаниикоторых они готовились”) или в безличнойформе (“срок хранения документовопределяется по Перечню”) .

Примернаядолжностная инструкция секретаря-референтаприведена в Приложении 1.

Договор- соглашение двух или нескольких лиц(сторон) об установлении, изменении,прекращении гражданских прав, обязанностей,каких-либо отношений. Договор оформляетсяна листах бумаги А4.

Для тогочтобы договор был действительным (имелюридическую силу) он должен содержатьследующие реквизиты :

Наименование вида документа

Датудокумента

Регистрационный номер документа

Текстдокумента

Юридические адреса сторон, между которымизаключаются соглашения

Подписидолжностных лиц каждой из сторон

Печатикаждой из сторон; – визы согласованиядокумента.

Количествоэкземпляров определяется количествомсторон, заключивших договор, но не менедвух экземпляров (по одному для каждойиз сторон).

Впредпринимательской практике принятоиспользовать термин “договор” длясоглашений, оформляющих отношения междусторонами внутри страны.

Соглашения,заключенные между сторонами, принадлежащимиразным странам, принято называтьконтрактами. контракта посравнению с договором более сложное.Он дополнительно включает статьи,отражающие вопросы международной сделки(условия пересечения границ грузом,таможенные пошлины и т.д.).

Болееподробно вопросы оформления договорабудут рассмотрены в третьем разделекурса.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу.

Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации – распорядительные документы.

В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

  • нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
  • конкретные поручения вышестоящих органов;
  • осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
  • потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

  • постановления;
  • решения;
  • приказы;
  • распоряжения;
  • указания.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия).

Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган.

Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

  • единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
  • коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Источник: https://geoblog.ru/organizacionno-rasporyaditelnye-dokumenty-organizacionno-rasporyaditelnyi-dokument-opisanie-vidy/

Организационные документы: требования к оформлению распорядительной или учредительной документации, что к ней относится и ее формы

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности

Каждая компания, предприятие, организация образует достаточно большое количество различного рода и вида документации. Некоторые из них имеют предназначение в обеспечении внешней связи, иные же могут обеспечивать непосредственно деятельность внутренней структуры организации по разным ее основаниям. Каковы же функции документов в организации?

В период формирования всей системы документационного обеспечения (ДО) складывались разные системы документов, включая распорядительную документацию, по бухгалтерскому учету и отчетности, по личному составу и пр.

Что такое документ?

Поэтому, работая с ней, не следует забывать о связи с системой принадлежности документа. Возникают определенные требования в области структуры, оформления и его содержания.

Кроме того, важно понимать, к какому виду относится документ и какую функцию он выполняет. Данная статья посвящена рассмотрению понятия и функций документов.

Итак, в целом основная деятельность той или иной организации заключается в формировании документов. Функции, выполняемые документом, разнообразны. К ним, например, относятся как материально-технические, так и организационно-распорядительные. Документ является материальным объектом, который подтверждает определенное право кого-либо или какой-нибудь факт.

При этом он может удостоверять личность человека или же являться свидетельством чего-либо.

Помимо этого, документ считается способом содержания информации, в которой могут отражаться умственная деятельность человека, а также любой факт из жизни. В России данный термин появился еще со времен Петра I.

Тогда так обозначалось письменное свидетельство. После чего стали появляться и иные определения, такие как «акт», «служебный документ» и др.

Неоднозначное понятие термина

Вся общественная деятельность использует вышеназванный термин.

При этом, в любом направлении деятельности того или иного учреждения, организации, отрасли есть непосредственное определение данному понятию.

Однако на сегодняшний день настолько много мнений по данному вопросу, что не представляется возможным дать однозначное определение для термина «документ». Функции документов интересуют многих.

Каждый специалист, который осуществляет свою деятельность в области документоведения или делопроизводства, имеет свое понимание данного аспекта, хоть в законодательном порядке для него и предусмотрено официальное определение.

Наиболее современным в данный момент считается информационный способ сохранения документов, чем на материальных носителях. А каждая организация имеет свой объем работы в области документоведения, в связи с чем документы можно классифицировать по разным основаниям. Далее мы рассмотрим функции нормативных документов, в зависимости от их предназначения и других признаков.

Классификация документов по назначению

По назначению документы бывают: организационно-распорядительными, отчетно-статистическими, учебно-методическими, плановыми, научно-техническими, документами по личному составу и многими другими.

В зависимости от функции, которую они выполняют, различают следующие виды документов:

  • приказы;
  • распоряжения;
  • разного рода отчеты;
  • инструкции;
  • акты;
  • протоколы;
  • справки;
  • бланки и пр.

Классификация документов по способу фиксации информации

В свою очередь, они делятся и по способу фиксации информации. К ним относятся письменные, графические, фото- и видеодокументы. Они могут содержаться как на материальном носителе, так и в информационном виде (на компьютере, в сети Интернет и т. д.).

Существуют документы, предназначенные для внешних и внутренних работ. Внешний вид включает в себя входящую и исходящую документацию. А по мере уровня трудности (сложности) преобладает следующая классификация: простые и сложные. Простыми документами является документация, которая предполагает присутствие одного вопроса, а сложные содержат некоторое число вопросов.

Классификация степени гласности

В зависимости от степени гласности информации, документы бывают открытыми и ограниченными в доступе, т. е. с различной степенью засекреченности: совершенно секретные, конфиденциальные и т. п.

По юридической силе следует выделить:

  • подлинные;
  • дубликаты;
  • ложные (фальшивые).

Первый вид содержит данные, которые подтверждают их достоверность, при этом они правильно составлены и оформлены. Такие документы могут быть действительными и недействительными, в случае если истек срок действия, либо он отменен посредством замены другим актом. В полном объеме предоставленная информация данного вида не обладает юридической силой.

Под дубликатами понимаются копии документов. А ложные содержат фальшивую информацию о ком-либо, составлены в неверной форме и вопреки законодательству.

Классификация по срокам исполнения и обязательности

По срокам исполнения выделяют:

  • срочные, которые предполагают в установленный срок исполнение документа;
  • несрочные.

По срокам хранения следует отметить постоянные и временные. Срок хранения последних составляет до десяти лет и свыше.

По степени обязательности они могут быть:

  • обязательными, то есть они должны быть непременно исполнены и имеют юрисдикционный характер;
  • информационными, которые содержали бы информацию о деятельности компании.

Классификация по степени унификации

По степени унификации документы тоже разделяют на определенные виды. Среди них выделяют:

  • специфические — разовые документы;
  • типовые — сочетают однородную информацию;
  • трафаретные — с ранее подготовленным печатным текстом, какой требуется заполнить в результате итогового оформления в той или иной ситуации;
  • унифицированные.

В последних расположение текста должно быть слева на листе, а справа имеются строки. Соответствующая информация вносится в цифровом или текстовом виде в ту часть, где находится строка или таблица (анкетные исследования, например).

История документации

Как видите, общей классификации документов нет, несмотря на то, что при анализе мы наблюдаем многочисленные их виды. Еще в XV-XVII вв. структура делопроизводства была достаточно емкой, хотя среди документов преобладали лишь грамоты, наказы, приговоры.

Но каждый из этих видов имел много типов, например, приказы подразумевали и документацию, поступающую от воевод, а грамоты представляли собой документы, которые посылались из приказов боярам, приказным людям и пр.

Было такое понятие как «грамотка», подразумевающее личную переписку.

Функции

Основные функции документов подразделяются на общие и специальные. И каждый документ может выполнять сразу их много, что в какой-то мере помогает сократить количество бумаг, необходимых для работы.

К общим функциям документа относятся:

  • информационная — когда любой документ призван сохранять информацию;
  • социальная — документ представляет собой социально значимый объект, для его создания нужна социальная потребность;
  • коммуникативная — документ является средством связи среди организаций, предприятий, компаний и т. д.;
  • культурная — он выступает в качестве способа сохранения культурных обычаев.

Такой метод сохранения хорошо применим в объемных документах, в том числе в документации научно-технического характера, где явно выявлена степень развития общества.

К специальным функциям документов относят:

  • управленческую — документ является способом управления, который распространяется на организационно-распорядительную документацию;
  • правовую — он сохраняет и изменяет правовые положения и общественные правоотношения (сюда относятся законодательная и правовая документация, в том числе документы с временной правовой функцией).

Также документы могут представлять собой исторический источник с содержанием прошедших данных, к примеру, о возникновении делопроизводства, документоведения, в целом документации.

Функция управления документами возлагается на немногие бумаги, какие создаются в процессе той или иной общественной деятельности.

Источник: https://pedcollege2.ru/drugoe/vidy-organizatsionnyh-dokumentov.html

Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оглавление

Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения.

Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г.

№9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г.

Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

Разное

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

Источник: http://doc-up.ru/org/organizatsionno-rasporyaditelnye-dokumenty.html

О бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: