Виды писем: цель составления и направления

Содержание
  1. Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)
  2. Виды писем делового назначения
  3. Письма информационной направленности
  4. Письмо-извещение
  5. Письмо-реклама
  6. Письмо-сообщение
  7. Письмо-уведомление
  8. Письмо-напоминание
  9. Сопроводительное или письмо-разъяснение
  10. Другие
  11. Письма-прошений и предложений
  12. Письмо-заявка
  13. Письмо-заказ
  14. Письмо-приглашение
  15. Письмо-просьба
  16. Письмо-предложение
  17. Письмо с запросом
  18. Письмо с претензиями или требованиями
  19. Письмо-требование
  20. Письмо-претензия
  21. Служебные ответные письма
  22. Письмо-отказ
  23. Письмо-согласие
  24. Служебные письма с подтверждением, гарантией, обязательством
  25. Письмо-рекомендация
  26. Письмо-подтверждение
  27. Письмо-гарантия
  28. Этикетные письма
  29. Благодарность
  30. Поздравление
  31. Извинение
  32. Соболезнование
  33. Какие бывают письма на почте
  34. Простое
  35. Заказное
  36. Заказное с вручением
  37. Заказное с описью вложения
  38. Письмо как вид речевой деятельности
  39. Письмо Деду Морозу
  40. Делопроизводство. Оформление писем
  41. Требования к письмам
  42. Формы изложения текста
  43. Виды писем
  44. Еще статьи:
  45. Служебное письмо образец делопроизводства, разновидности и нюансы формирования
  46. Разновидности деловых писем
  47. Классификация и виды служебных писем
  48. Сопроводительное письмо
  49. Приглашение
  50. Информационное письмо
  51. Гарантийное письмо
  52. Претензии
  53. Цель составления служебного письма
  54. Требования к документам
  55. Структура
  56. Необходимые сведения
  57. Регистрация
  58. Заключение
  59. Деловые письма: виды и правила составления
  60. Виды деловых писем
  61. Классификация
  62. Разновидности деловой письменности
  63. Составление делового письма
  64. Стиль и форма
  65. Требования
  66. Особенности электронного делового письма
  67. Распространённые ошибки
  68. Ответ на деловое письмо

Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)

Виды писем: цель составления и направления

Передача информации посредством текстового сообщения издавна была популярна и необходима.

В современном мире существует несколько видов писем.

Рассмотрим специфику создания и содержания базовых типов посланий.

  • Виды писем делового назначения
  • Письма информационной направленности
  • Другие
  • Служебные ответные письма
  • Какие бывают письма на почте
  • Письмо как вид речевой деятельности
  • Письмо Деду Морозу

Виды писем делового назначения

Одно из ключевых мест применения переписки – деловая среда. Компании регулярно обмениваются сообщениями друг с другом и внутри фирмы.

К базовым критериям классификации деловых писем относятся:

  1. Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
  2. Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
  3. Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
  4. Количество получателей – один объект или группа лиц.
  5. Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
  6. Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.

Допустимо выделение и иных критериев классификации. Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов.

Письма информационной направленности

Если единственной задачей сообщения является необходимость передать определенные сведения, то послание называет информационным. В зависимости от типа данных, тексты бывают нескольких разновидностей. Рассмотрим ключевые виды информационных писем.

Письмо-извещение

Извещение направлено на то, чтобы сообщить важные сведения группе лиц.

Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами. Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста.

Письмо-реклама

Рекламные сообщения на русском языке – это краткое описание преимуществ товара или услуги, побуждающее совершить покупку.

Иногда уставные послания информируют исключительно об акциях и скидках.

Письмо-сообщение

Подобного рода послания в большинстве случаев содержат официальную информацию, предназначенную для широкого круга получателей.

В качестве примеров допустимо отметить разъяснение новых нормативных актов, сведения о графике работы.

Письмо-уведомление

Уведомление предполагает необходимость оповестить о важной официальной информации широкую аудиторию.

Нередко сведения печатаются в СМИ или внутри корпоративных изданий.

Письмо-напоминание

В материале содержатся сведения об определенном обязательстве человека или о договоренности.

Пример – всем участникам конференции за день до мероприятия пришло сообщение о том, что начало сессии в двенадцать часов. Они знали об этом и раньше, это было лишь напоминанием.

Сопроводительное или письмо-разъяснение

Сопроводительное сообщение является дополнением к конкретному пакету материалов или файлу.

Например, человек отправляет руководству годовой отчет, состоящий из десяти файлов. Чтобы проверяющему лицу было проще, сотрудник дополняет отправку посланием, в котором кратко зафиксирована суть каждой части отчета.

Другие

Остальные виды информационных писем так или иначе связаны с описанными текстами. Они отражают сведения и не предполагают получение ответа на него, например, циркулярное письмо о передаче документов.

Письма-прошений и предложений

В отличие от информационных сообщений письма-просьбы и предложения предполагают получение ответа. Они, как правило, заканчиваются призывом к конкретному действию. Рассмотрим ключевые типы подобных текстов.

Письмо-заявка

Желание участвовать в чем-либо или запросить конкретный товар или услугу формируется в виде заявки. Например, организация планирует быть членом экспо выставки и отправляет соответствующее текст в организационный комитет.

Иным вариантом является заказ продуктов у поставщика. Письмо иногда предполагает ответ, иногда нет – зависит от договоренностей между сторонами и существующего регламента.

Письмо-заказ

Сообщение заказ чаще выступает как ответ на предложение. Наряду с этим может быть и инициативным.

Пример – организация нашла нового поставщика ресурсов и сформировала заказ на несколько наименований.

Письмо-приглашение

При необходимости осуществить явку людей на мероприятие рассылаются пригласительные. Они бывают общего характера и персонализированные.

Зачастую используются официальные бланки. Например, представителей филиалов приглашают на встречу в головном офисе посредством электронного текстового файла.

Письмо-просьба

Прошение о чем-либо формируется посредством сообщения-просьбы.

Призыв к действию – шаг или письменный ответ. Пример – просьба о прохождении собеседования на более высокую должность.

Письмо-предложение

Форма инициативного послания, в котором формируется конструктивное предложение от одного человека другому.

В качестве примера отметим вариант, при котором отдел маркетинга предлагает проведение акции в новогоднюю ночь для привлечения новых клиентов.

Письмо с запросом

В деловой среде часто применяется подобный текстовый формат.

Идея в том, что в ответном письме описывается конкретный ответ на заявку. Например, руководитель отдела делает запрос в кадровое подразделение, с целью выявить дату устройства сотрудника на работу.

Письмо с претензиями или требованиями

В случае несоблюдения одной стороной установленных обязательств, другая, как субъект переписки, вправе направить либо претензию – выражение недовольства, либо требование – запрос на выполнение условий сделки. Разрешение конфликтов связано с урегулированием подобных вопросов.

Письмо-требование

В требовании указывается призыв к ранее оговоренному действию, которое не было выполнено в установленный срок. В конце послания указываются возможные санкции.

В качестве примера допустимо отметить сообщение из банка своему кредитору, не внесшему оплату по договору.

Письмо-претензия

Данный формат – это своего рода жалоба на нарушение условий и указание на необходимость возмещения ущерба.

Например, недовольный клиент, который столкнулся с бракованной продукцией, просит компенсировать ему затраты и моральный ущерб.

Служебные ответные письма

Так как ряд отправляемых текстов предполагает ответ от получателя, в деловой среде были введены формы писем с согласием и отказом. Они применяются для запросов, предложений, просьб и ряда других текстов.

Письмо-отказ

Несогласие предполагает отказ от того, что указано в послании.

Пример – руководство компании решило не принимать предложение маркетингового отдела и отказало в разработке рекламной компании.

Письмо-согласие

Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.

Например, администрация фирмы поддержала идею присутствия на экономическом форуме и согласилась на приглашение.

Служебные письма с подтверждением, гарантией, обязательством

В крупных компаниях принят оборот корреспонденцией. В большинстве случаев бланки имеют стандартную форму. Рассмотрим ключевые примеры служебных записок.

Письмо-рекомендация

Рекомендации применяются в корпоративном мире для оценки характеристик физических и юридических лиц.

Это своего рода пиар объекта для других. В качестве примера можно отметить рекомендательное письмо сотруднику при увольнении.

Письмо-подтверждение

Подтверждение направляется в случае, когда требуется подтвердить получение каких-либо данных.

Например, компания отправила запрос на участие, оргкомитет ответил, что принял их заявку, и она находится на рассмотрении. Переписка — залог того, что обращение не потеряется. Часто такие сообщения отправляются автоматически при получении письма.

Письмо-гарантия

Формат предполагает предоставление сведений о наличии обязательств компании перед третьими лицами. Направляется как партнерам, так и потребителям товаров и услуг.

Пример – фирма-производитель отправляет гарантийные послания клиентам о том, что в случае брака они обязуются компенсировать затраты в двойном размере и запрос о согласовании условий.

Этикетные письма

Этикетные письма, как правило, также имеют стандартизированную форму и используются многократно для типовых ситуаций. В образец вставляются персональные данные получателя и дата. Они не так формализованы, как распорядительное, но тоже обладают структурой.

Благодарность

На особые заслуги перед компанией допустимо использование разных позитивных санкций. Самая простая – благодарственное письмо.

Например, за высокие показатели по обороту сотруднику отправили электронный текст, выразив словами признательность и обоснование благодарности.

Поздравление

Небольшого формата текстовый файл, включающий добрые слова и пожелания лицу, у которого торжественное событие.

Пример – секретарь руководителя регулярно рассылает поздравления с днем рождения сотрудникам предприятия от имени директора.

Извинение

Подобный вариант часто применяется в отношении клиентов руководством компании.

Пример – потребитель не удовлетворен качеством оказанных услуг и сообщил об этом отделу по работе с клиентами. В ответ на это уполномоченные сотрудники отправили извинение в письменной форме.

Соболезнование

Когда в семье человека случается несчастье, принято направлять тексты, выражающие соболезнование.

Применяется в случае смерти работника или кого-то из его родных.

Какие бывают письма на почте

Почтовая система существует несколько столетий. С ростом населения возрастало и количество направляемых сообщений. Сегодня большая часть корреспонденции переходит в открытую онлайн среду. Но по-прежнему актуальны разновидности текстовых посылов.

Простое

Стандартный вариант предполагает использование конверта, марок и фиксации сведений об отправителе и получателе.

Недостаток – шанс утери послания, поэтому не рекомендуется применять для отправки важных документов.

Заказное

Преимущество заказного письма в том, что отправитель получит извещение о том, когда объект его получит.

Формат более надежен, особенно, если бланк с информативным приложением.

Заказное с вручением

Самые важные материалы стоит передавать с заказным письмом с вручением.

Сотрудник будет обязан проконтролировать, что сообщение в конверте получил именно тот, кто должен, и не будет нарушен процесс делопроизводства.

Заказное с описью вложения

Если есть необходимость проконтролировать, чтобы ничто из сведений не потерялось, используется пояснительный текст с описью.

Сотрудник почты вместе с отправителем составляет два экземпляра, каждый из участников забирает себе по бланку.

Письмо как вид речевой деятельности

В двадцать первом веке письмо приобретает все большую роль в общении между людьми, вытесняя даже живое взаимодействие, в том числе и в бизнесе. Социальные сети служат одним из главных инструментов коммуникации.

Современные компании не могут работать без электронного обмена сведениями. Исходящее сообщение направляется и партнерам, и клиентам, и ведомствам.

Письмо Деду Морозу

Одной из традиционных форм текста является послание Деду Морозу, которое пишут дети. Особенность в отсутствии четкой структуры сообщения.

, как правило, связано с желаниями подарков. Особенностью является то, что оно не носит договорный характер и не привязано к конкретному стилю и пишется в свободной форме.

Сегодня существует множество разновидностей текстов. Ключевые отличия связаны с содержанием и структурой текстовых сообщений. В корпоративном мире все большую популярность набирает оборот электронными письмами с приложениями.

Источник: https://1001student.ru/obshhestvoznanie/vidy-pisem.html

Делопроизводство. Оформление писем

Виды писем: цель составления и направления

Делопроизводство. Оформление писем.

Требования к письмам

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

  • ясность, чёткость, краткость изложения;
  • обоснованные аргументы, полнота информации;
  • доброжелательный, вежливый тон;
  • последовательность изложения материала;
  • нейтральный тон письма;
  • использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.

Формы изложения текста

В переписке используются следующие формы изложения текста:

  • от первого лица единственного числа (прошу);
  • от первого лица множественного числа (просим);
  • от третьего лица единственного числа (организация просит);
  • от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.

Виды писем

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

  • письма-просьбы;
  • письма-запросы;
  • письма-предложения;
  • сопроводительные письма;
  • письма-подтверждения;
  • письма-извещения;
  • письма-напоминания;
  • письма-рекламации;
  • письма-приглашения.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

  • Просим оказать содействие…
  • Просим принять участие…
  • Прошу довести до сведения…
  • Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:

  • Просим представить…
  • Просим отразить следующие вопросы…
  • В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

  • Прошу высказать Ваше мнение об участии…
  • Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
  • На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
  • Просим Вас выразить письменную поддержку…
  • Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

  • Направляем информацию…
  • Представляем на утверждение…
  • Посылаем литературу…
  • Высылаем план…

Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:

  • Оплату гарантируем…
  • Качество услуг гарантируем…
  • Профсоюзная организация гарантирует…

Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.

Письма-подтверждения начинают так:

  • Подтверждаем…
  • Профсоюзная организация подтверждает…
  • С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.

Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

  • Напоминаем, что…
  • Напоминаем Вам, что…

Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие данные:

  • основания для предъявления претензий;
  • доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
  • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:

  • Просим принять участие…
  • Профсоюзный комитет приглашает…
  • Приглашаем…
  • Просим направить представителя…
  • Приглашаем Вас на семинар…

Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:

  • дублирование другого, уже стандартизированного документа;
  • указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
  • не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:

Т.П. Морозовой

Уважаемая Татьяна Петровна!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.

Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.

Председатель                                                        О.Г. Софронова

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.

Е.М. Ивановой

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2014 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.

1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.

2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.

3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».

Просим извинить за задержку информации.

Председатель                                                                            Н.А. Налимова

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Председателям профбюро факультетов

Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения к5онференции трудового коллектива от 15.12.2014 « О выполнении коллективного договора за 2014 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.

Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.

Председатель                                                                       Е.Н. Белова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Правила оформления документов

Правила внутреннего трудового распорядка организации

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Программа вводного инструктажа. Изменения с 01.03.2017

Работающие за персональным компьютером не менее половины рабочего времени должны проходить мед осмотр

Источник: https://olgasofronova.ru/deloproizvodstvo-oformlenie-pisem.html

Служебное письмо образец делопроизводства, разновидности и нюансы формирования

Виды писем: цель составления и направления

В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами.

Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами. Они обеспечивает передачу информации между разными структурными подразделениями компании.

Дополнительно, такие документы используют для взаимодействия с другими организациями или государственными органами.

Разновидности деловых писем

Служебные письма необходимо правильно оформлять

Данные документы представлены разными видами, они различаются содержанием, структурой и назначением. Служебное письмо образец делопроизводства, они делятся на исходящие или входящие. В них можно излагать пожелания, требования, претензии или приветствие.

Внимание! При составлении документов учитываются общепринятые правила, применяемые к деловым бумагам.

Письма составляются на обычных листах или фирменных бланках организации. Используют формат А4, но если количество строчек не превышает 7, то применяют формат А5. На каждом документе ставится дата составления.

Классификация и виды служебных писем

Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.

Сопроводительное письмо

Его составляют, когда требуются пояснения к основной документации, присылаемой адресату. В нем приводятся данные о цели составления документа, а также задания, которые обязательны к выполнению в конкретные сроки.

Внимание! Сопроводительное письмо прилагается к документации, не обладающей адресной частью.

В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения.

Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания.

В тексте обязательно ставится отметка о приложенных документах.

Приглашение

Приглашение можно оформить в свободном стиле

Оно является подвидом письма-извещения. Его можно составлять не на фирменном бланке компании, а на обычном листе. Разрешается использование различных форматов, расцветок и украшений. Часто это орнамент, рисунки, диаграммы или таблицы.

Такой документ составляется конкретному лицу, которого требуется пригласить на событие или мероприятие. Форма обращения зависит от отношений, имеющихся между адресатом и составителем.

Информационное письмо

В него включаются данные официального характера. Такие документы составляются по типовому образцу, а также передаются государственным властям, подведомственным структурам или иным аналогичным предприятиям. Можно включать не только конкретные факты о событиях, но и предложения, советы.

К ним могут прикладываться приложения. Размер текста может составлять несколько предложений или страниц. Подписывается документ директором компании.

Гарантийное письмо

В него включается подтверждение или обязательство.Это может быть оплата выполненных работ, предоставленых услуг, покупка товаров, аренда оборудования. Обязательно указывают сведения о качестве и сроке выполнения работ.

В тексте гарантийного письма содержится обязательство совершить те или иные действия. Например, «гарантируем предоставление юридических услуг» или «оплату отправленных товаров гарантируем». Эти фразы имеют юридическую силу, поэтому считаются важной частью всего текста. Если обязательство связано с оплатой, то составитель включает реквизиты счета, откуда будут перечислены средства.

Подписывается текст руководителем компании, а также главбухом. На документе ставится печать предприятия.

Претензии

По-другому их называют рекламационными письмами. Это деловой документ, содержащий информацию о выявлении каких-либо проблем с товаром или услугой, заявленных в соглашении. Обычно обнаруживаются несоответствия, так как поставленные предметы не обладают параметрами, перечисленными в договоре.

Целью составления документации выступает получение компенсации за понесенные убытки, возникшие в результате нарушения условий контракта. К правилам формирования претензии относится:

  1. Составляется исключительно в письменном виде.
  2. Отсутствует единая форма, так как для претензии могут быть разные основания.
  3. В тексте должны фигурировать конкретные сведения и факты.

К претензиям предъявляются особые требования

В документе укажите следующие данные:

  • наименование компании, представленной адресатом;
  • адрес организации, к которой предъявляется претензия;
  • основания для составления письма, для чего оставляется ссылка на официальный договор, заключенный между двумя участниками;
  • предмет документа, для чего указывается нарушенное обязательство;
  • доказательства вины адресата, представленные ссылками на договор, фотографиями полученного товара или результатами услуги;
  • требования составителя. В письме указывают требования, которые обязательны к выполнению.

Это может быть выплата компенсации, замена товара низкого качества, снижение стоимости предметов, доставка недостающих изделий, возврат суммы, уплаченной за отсутствующий товар, предоставление скидки или расторжение контракта.

Наиболее часто запрашивается компенсация, размер которой превышает стоимость неполученных или некачественных товаров. В отдельных случаях запрашивается досрочное расторжение договора.

При таких условиях нарушитель забирает товар и возвращает ранее полученную сумму.

Претензия направляется только заказным письмом, а также оплачивается уведомление о вручении. К ней прикладываются бумаги, выступающие доказательством наличия нарушения.

Они могут быть представлены договором, накладной, чеками, видеозаписями или свидетельскими показаниями. Приложения перечисляются непосредственно в тексте претензии.

Нередко прикладывается даже акт проведенной экспертизы, транспортные документы или рекламационные акты. Фирма, отправившая претензию, сохраняет квитанцию об отправке письма.

Цель составления служебного письма

Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.

Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве.

Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре.

Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.

Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.

Требования к документам

Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению. Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации.

Структура

Создание делового документа

Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:

Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании. Доказательная часть.

Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии. Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения.

Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений.

Необходимые сведения

К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:

  • дата составления документации;
  • порядковый номер;
  • ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
  • правильное наименование документа;
  • название фирмы, являющейся составителем;
  • инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
  • адрес и ФИО получателя.

Письмо обязательно заверять подписью начальника

Внимание! Если письмо отправляется сразу нескольким адресатам, то первоначально указывается адрес основного получателя, а после перечисляются остальные лица.

Регистрация

Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:

  1. Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
  2. Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия;
    обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
  3. Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
  4. Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.

Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.

Заключение

Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц.

Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства.

В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.

О важности документооборота в делопроизводстве вы узнаете из видео.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://vyuchit.work/samorazvitie/sekretyi/literatura/sluzhebnoe-pismo-obrazets-delovoj-perepiski-pravila-sostavleniya.html

Деловые письма: виды и правила составления

Виды писем: цель составления и направления

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.
Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

  1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.

  2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

Классифицируют письма и по структурному признаку:

  1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
  2. Регламентированные.

    Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак – также основание для классификации:

  1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
  2. Деловая корреспонденция.

    Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Классификация писем по признаку адресата:

  1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
  2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:

  1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
  2. Многоаспектные.

    Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:

1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).

образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)
2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.
3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения. образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)
4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде. образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)
5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.

6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.

7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.

8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.

9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура.

    Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.

  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании.

    Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.

  4. Простота изложения.

    Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

  1. Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
  2. «Важность письма».

    Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.

  3. Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.

  4. Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
  5. Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.

  6. В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
  7. Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:

  1. Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение.

    Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.

  2. Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.

  3. «Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
  4. Точка после подписи.

    В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Ответ на деловое письмо

На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.

К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.

Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.

Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку.

Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://sovetadvokatov.ru/502-kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html

О бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: